LYHYT VASTAUS
Hyvä tarjouspyyntö kertoo viisi asiaa: kohteet ja näyttöjen sijainnit, mitä näytöillä halutaan näyttää, sähkö- ja verkkovalmiuden, kuka päivittää sisällön ja millaista ylläpitoa tarvitaan. Pyydä hinnat eriteltyinä ja viiden vuoden kokonaiskustannuksena, jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia.
Lista sisältää 47 kohtaa kahdeksassa osassa. Kaikkia ei tarvitse tietää etukäteen: puuttuvat tiedot selvitetään kartoituksessa.
1. Kohde ja tavoite
Mitä näytöillä halutaan saada aikaan ja missä.
2. Näytöt ja sijoitus
Tiedot, joilla toimittaja voi mitoittaa laitteet.
3. Sähkö, verkko ja rakenteet
Nämä ratkaisevat usein asennuksen hinnan.
4. Sisältö ja sisällönhallinta
Kuka näyttöjä käyttää arjessa ja mitä niillä näytetään.
5. Asennus ja aikataulu
Käytännön työmaa-asiat.
6. Ylläpito, takuu ja vikatilanteet
Mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen.
7. Hinta ja vertailtavuus
Näin tarjouksia voi verrata keskenään.
8. Luvat (ulkonäytöt ja julkisivut)
Vain jos näyttö tulee ulos tai näkyy kadulle.
Viisi yleistä puutetta tarjouspyynnöissä
- Pelkkä näyttöjen määrä. ”Kolme näyttöä aulaan” ei kerro kokoa, kirkkautta eikä asennustapaa. Toimittajat arvaavat eri tavoin, eivätkä tarjoukset ole vertailukelpoisia. Kerro katseluetäisyys ja liitä kuva paikasta.
- Sähkö ja verkko jäävät auki. Jos pistorasiaa tai verkkopistettä ei ole, asennus voi kallistua satoja euroja näyttöä kohden. Tarkista tilanne etukäteen tai pyydä kartoitus.
- Vain ostohinta kysytään. Viiden vuoden aikana lisenssi, sisältö ja ylläpito voivat maksaa enemmän kuin näytöt. Pyydä kokonaiskustannus. Vertailupohjan löydät oppaasta Paljonko infonäyttö maksaa?.
- Sisällön päivittäjä on päättämättä. Näyttö, jota kukaan ei päivitä, näyttää viime kuun tiedotetta. Nimeä pääkäyttäjä ja kerro, tarvitaanko sisällöntuotantoa.
- Vikatilanteesta ei sovita. Kysy, kuka huomaa pimeän näytön, kuka sen korjaa ja missä ajassa. Kirjaa vastaus sopimukseen.
Esimerkki: lyhyt tarjouspyyntö
Hyvä tarjouspyyntö mahtuu muutamaan kappaleeseen. Esimerkiksi näin:
Toimistotalo Espoossa, kuusi kerrosta ja 18 vuokralaista. Haemme pääaulaan pystynäyttöä yrityshakemistolle ja tiedotteille sekä hissiaulaan näyttöä HSL-aikatauluille. Katseluetäisyys pääaulassa on noin 4 metriä, ja aulassa on lasiseinä länteen. Pistorasia on valmiina, verkkopistettä ei ole. Kiinteistön IT:n yhteyshenkilö on tiedossa.
Sisältöä päivittää isännöitsijä. Tarvitsemme etävalvonnan ja ylläpidon. Käyttöön helmikuussa. Pyydämme hinnat eriteltyinä sekä viiden vuoden kokonaiskustannuksen. Kuvat liitteenä.
Tällaisesta pyynnöstä toimittaja näkee heti näyttöjen koon, kirkkaustarpeen (länsi-ikkuna), sähkö- ja verkkotyöt sekä ylläpidon laajuuden.
Lähetä tiedot meille
Voit lähettää täytetyn listan tai pelkät tiedossa olevat kohdat tarjouspyyntölomakkeella tai sähköpostilla osoitteeseen myynti@digitaalimainos.fi. Puhelimessa saman käy läpi muutamassa minuutissa: 040 596 9553 (Sami Välisalo).